Je berekent fte door de contracturen per week te delen door het aantal uren van een volledige werkweek in jouw organisatie. Werkt iemand 32 uur en is een voltijdbaan bij jou 40 uur, dan is dat 32 / 40 = 0,8 fte. Is een voltijdbaan 38 uur, dan is dezelfde 32 uur ongeveer 0,84 fte.
Die noemer is het belangrijkste wat je moet weten. Hieronder lees je hoe je hem bepaalt, hoe je fte van een heel team optelt en hoe je van een urenbehoefte in je rooster naar een onderbouwd aantal fte komt.
Wat is 1 fte?
Fte staat voor fulltime-equivalent. In het Nederlands heet het ook vte, voltijdequivalent. Het CBS omschrijft het als een maat voor het volume van arbeid, waarbij je alle voltijd- en deeltijdbanen omrekent naar voltijdbanen. Twee halve banen van elk 0,5 fte leveren samen 1 fte op (CBS).
Hoeveel uur 1 fte is, ligt niet vast. Een voltijdbaan is de baan waarbij de afgesproken uren horen bij een volledige dag- en weektaak. Volgens het CBS werken voltijdwerknemers gemiddeld 39 uur per week, maar dat verschilt per bedrijfstak, per bedrijf en soms binnen een bedrijf. Kijk daarom in je cao of arbeidsvoorwaardenregeling hoeveel uur een volledige werkweek bij jou is. Veel organisaties rekenen met 36, 38 of 40 uur.
De formule
Fte = contracturen per week / voltijdsuren per week
Andersom reken je fte terug naar uren:
Uren per week = fte x voltijdsuren per week
Een medewerker met 0,8 fte in een organisatie met een 38-urige werkweek heeft dus 0,8 x 38 = 30,4 contracturen per week.
Omrekentabel voor veelvoorkomende contracten
De uitkomsten zijn afgerond op twee decimalen.
Veeg naar links voor de hele tabel
| Contracturen per week | Bij 36 uur voltijd | Bij 38 uur voltijd | Bij 40 uur voltijd |
|---|---|---|---|
| 16 uur | 0,44 fte | 0,42 fte | 0,40 fte |
| 24 uur | 0,67 fte | 0,63 fte | 0,60 fte |
| 28 uur | 0,78 fte | 0,74 fte | 0,70 fte |
| 32 uur | 0,89 fte | 0,84 fte | 0,80 fte |
| 36 uur | 1,00 fte | 0,95 fte | 0,90 fte |
Gebruik in je eigen overzicht één vaste noemer. Werk je met meerdere cao's of locaties met een andere voltijdsnorm, reken dan per groep en zet de noemer erbij.
Het aantal fte van een team berekenen
Tel de contracturen van iedereen op en deel het totaal door de voltijdsuren. Een fictief voorbeeld met een 38-urige werkweek:
Veeg naar links voor de hele tabel
| Medewerker | Contracturen per week | Fte |
|---|---|---|
| A | 38 | 1,00 |
| B | 32 | 0,84 |
| C | 24 | 0,63 |
| D | 16 | 0,42 |
| E | 12 | 0,32 |
| Totaal | 122 | 3,21 |
De berekening is 122 / 38 = 3,21 fte. Vijf medewerkers leveren samen dus ruim drie volledige banen aan contracturen. Tel liever eerst de uren op en deel daarna één keer. Zo voorkom je afrondingsverschillen.
Oproepkrachten zonder vaste uren hebben geen contracturen om mee te rekenen. Wil je ze toch meenemen, gebruik dan de gemiddeld gewerkte uren over een vaste periode en vermeld dat apart. Tel ze niet ongemerkt bij de vaste formatie op.
Fte berekenen in Excel
Zet de namen in kolom A en de contracturen in kolom B. Zet de voltijdsuren in een vaste cel, bijvoorbeeld E1 met de waarde 38.
- Fte per medewerker in C2: =B2/$E$1
- Fte van het team: =SOM(B2:B6)/$E$1
Door de voltijdsuren in één cel te zetten, pas je de noemer op één plek aan als je cao verandert.
Van urenbehoefte naar fte
Planners rekenen meestal de andere kant op. Je weet hoeveel uur werk er per week is en wilt weten hoeveel fte daarvoor nodig is. De eerste stap is simpel: deel de benodigde uren door de voltijdsuren.
Stel dat je winkel of warehouse 380 uur inzet per week nodig heeft en een voltijdbaan 38 uur is. Dan heb je minimaal 380 / 38 = 10 fte nodig. Dat getal klopt alleen als iedereen al zijn contracturen ook echt werkt.
In de praktijk is dat niet zo. Contracturen omvatten ook uren die worden betaald maar niet gewerkt, zoals vakantie, feestdagen en ziekte (CBS). Het CBS laat zien hoe groot dat verschil kan zijn: voltijdwerknemers hadden in 2024 gemiddeld 1.791 betaalde uren per jaar exclusief vakantie- en feestdaguren, ruim 34 uur per week, terwijl hun normale werkweek gemiddeld 39 uur is (CBS). Ziekte zit daar nog niet eens in.
Reken daarom met de uren die een fte bij jou gemiddeld beschikbaar is. Haal dat percentage uit je eigen verlof- en verzuimregistratie, niet uit een algemene norm.
Een fictief voorbeeld: in jouw eigen cijfers ging vorig jaar 15 procent van de contracturen op aan vakantie, feestdagen en verzuim. Dan is een fte van 38 uur gemiddeld 38 x 0,85 = 32,3 uur per week inzetbaar. Voor 380 uur werk heb je dan 380 / 32,3 = ongeveer 11,8 fte nodig, niet 10.
Die 15 procent is alleen gekozen om de berekening te laten zien. Jouw percentage kan hoger of lager zijn en per seizoen verschillen.
Waarom fte alleen niet genoeg is voor je rooster
Fte zegt iets over het totale volume, niet over wanneer mensen beschikbaar zijn. Tien fte kan bestaan uit tien voltijders die alleen overdag werken, of uit twintig parttimers die ook avonden en weekenden kunnen. Op papier is het volume gelijk. In het rooster is het verschil groot.
Controleer daarom ook:
- of je per tijdvak genoeg mensen hebt, inclusief pauzes. Dat lees je in personeelsbezetting berekenen per tijdvak.
- of de benodigde rollen en vaardigheden op het juiste moment aanwezig zijn.
- of de diensten passen binnen de regels uit de Arbeidstijdenwet, zoals rust tussen diensten en maximale uren.
- of de verdeling van contracturen past bij je openingstijden of ploegen.
Controlelijst
- Weet je hoeveel uur een voltijdbaan bij jou is volgens cao of arbeidsvoorwaardenregeling?
- Gebruik je één noemer per groep en staat die erbij?
- Tel je eerst de uren op en deel je daarna?
- Staan oproepkrachten en uitzendkrachten apart?
- Reken je bij een urenbehoefte met inzetbare uren in plaats van contracturen?
- Komt je percentage voor verlof en verzuim uit je eigen registratie?
- Heb je naast het fte-totaal ook de bezetting per tijdvak gecontroleerd?
Contracturen en rooster op één plek
Een fte-berekening in Excel staat los van het rooster. Daardoor zie je pas achteraf of iemand onder of boven zijn contracturen is ingepland. In Teamspot horen contracturen bij de bedrijfsprioriteiten waarmee een roostervoorstel wordt gemaakt, naast personeelsbehoefte, voorkeursvaardigheden, eerlijke verdeling en kosten. Medewerkers geven hun beschikbaarheid en verlof door in dezelfde omgeving, en de manager controleert het voorstel voordat het rooster wordt toegepast.
Lees meer over personeelsplanning software. Wil je je eigen fte-berekening naast een Teamspot-rooster leggen? Gebruik hieronder "Vraag een demo aan".