Een horecarooster maak je door per tijdvak de benodigde rollen te bepalen, beschikbaarheid en verlof te verzamelen en daarna medewerkers aan diensten toe te wijzen. Controleer vóór publicatie de bezetting, pauzes, rusttijden en open diensten. Spreek ook af wie wijzigingen goedkeurt en waar iedereen het actuele rooster vindt.
Hieronder werk je met een fictief voorbeeld voor een restaurant met een diner- en terraspiek. De aantallen zijn rekenvoorbeelden, geen bezettingsnorm of klantresultaat. Pas ze aan jouw zaak, team en afspraken aan.
Begin bij het werk per tijdvak
Maak eerst een overzicht zonder namen. Verdeel de dag in momenten waarop het werk verandert, zoals voorbereiding, ontvangst, diner en afsluiting. Noteer per moment de rollen die je nodig hebt. Eén totaal voor de hele avond laat niet zien of de keuken of bediening tijdens de piek te krap bezet is.
Gebruik je reserveringen, eerdere drukte en geplande activiteiten als invoer. Bepaal zelf hoe je een weersverwachting meeweegt. Het is een inschatting die je later controleert, geen garantie dat de avond zo verloopt.
Een fictieve avond kan er zo uitzien:
Veeg naar links voor de hele tabel
| Tijdvak | Werk | Keuken | Bediening | Bar | Afwas | Totaal gelijktijdig nodig |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 16.00 tot 18.00 | Voorbereiden en eerste gasten | 2 | 1 | 1 | 0 | 4 |
| 18.00 tot 21.00 | Dinerpiek | 2 | 3 | 1 | 1 | 7 |
| 21.00 tot 23.00 | Laatste gasten en afsluiting | 1 | 2 | 1 | 1 | 5 |
Dit is een bezettingsplan, nog geen compleet personeelsrooster. Het zegt niet dat dezelfde mensen alle tijdvakken werken. Maak daarna individuele diensten met begin- en eindtijden en plan de benodigde pauzevervanging. Wijs ook aan wie opent, afsluit en nieuwe medewerkers begeleidt.
Wil je eerst de algemene opbouw doorlopen? Gebruik dan het stappenplan voor een personeelsrooster.
Verzamel beschikbaarheid en beperkingen op één plek
Leg voor iedere medewerker vast wanneer die inzetbaar is, welke rollen die kan uitvoeren en welke afwezigheid al is goedgekeurd. Maak onderscheid tussen een voorkeur en een beperking die je niet mag negeren.
Een medewerker kan bijvoorbeeld beschikbaar zijn voor bediening, maar nog begeleiding nodig hebben bij de afsluiting. Een ander kan de bar zelfstandig draaien, maar heeft voor die avond goedgekeurd verlof. Het aantal beschikbare namen is daarom niet hetzelfde als het aantal passend bezette rollen.
Spreek een deadline af die ruimte laat om het rooster te maken, te controleren en op tijd bekend te maken. Leg ook vast hoe je omgaat met een wijziging die na die deadline binnenkomt.
Controleer de Nederlandse regels vóór publicatie
Valt jouw bedrijf onder de Nederlandse horeca-cao, controleer dan de actuele cao en de afspraken die voor je medewerkers gelden. KHN vermeldt voor het rooster dat dagen en tijdstippen minimaal drie weken vooraf bekend moeten zijn. De horeca-cao 2025–2026 loopt volgens KHN tot en met 31 december 2026. Bronnen: KHN, roosterprogramma 2026 en KHN, horeca-cao 2025–2026.
Controleer daarnaast de toepasselijke regels voor arbeids- en rusttijden, pauzes en roosterwijzigingen. De officiële cao-publicatie bevat bepalingen over het dienstrooster, wijzigingen en registratie. Laat bij twijfel controleren welke bepalingen op jouw situatie van toepassing zijn. Deze praktische uitleg vervangt geen juridisch advies. Bron: Staatscourant 2025, 10545.
De uitleg gaat over Nederland. Gebruik haar niet als handleiding voor Belgische horecaroosters.
Vul eerst de lastig te bezetten rollen in
Kijk welke rollen weinig mogelijke medewerkers hebben. Plan bijvoorbeeld eerst een zelfstandig inzetbare kok of de medewerker die de afsluiting kan verzorgen. Vul daarna de overige rollen in en controleer de gevolgen voor contracturen, andere diensten en pauzes.
Stel dat in het voorbeeld voor de dinerpiek drie medewerkers in de bediening nodig zijn, maar je er twee passend kunt inplannen. Dan is één bedieningsplek nog open. Een extra medewerker in de keuken lost dat gat alleen op als die persoon ook inzetbaar is in de bediening én de keuken voldoende bezet blijft.
Loop daarom na iedere wijziging het hele betrokken tijdvak na. Je wilt een tekort niet alleen verplaatsen.
Maak van een open dienst een concrete beslissing
Noteer bij iedere open dienst de rol, het tijdvak, de verantwoordelijke manager en het moment waarop er een besluit nodig is. Controleer wie beschikbaar én passend inzetbaar is. Kijk bij een mogelijke ruil opnieuw naar beide betrokken diensten.
Blijft een benodigde rol open, zoek dan passende bezetting of pas de capaciteit aan. Denk aan minder tafels beschikbaar stellen of het terras niet volledig openen. Welke keuze werkt, hangt van je zaak af. Vul de dienst niet met iemand die volgens de geldende afspraken of planningsregels niet inzetbaar is.
Een beschikbaarheidslijst is geen afspraak dat medewerkers permanent stand-by staan. Maak concrete afspraken over inzet en controleer de voorwaarden voordat je iemand oproept.
Werk een weerswijziging door in de bezetting
Neem dezelfde dinerpiek. Je verwacht extra terrasgasten en schat in dat daarvoor één extra medewerker in de bediening nodig is. De behoefte wordt dan vier in plaats van drie. Dat getal is een aanname in dit voorbeeld, geen norm per terras of gastenaantal.
Controleer wat er verder verandert. Kan de keuken de extra bestellingen aan? Wie begeleidt een minder ervaren medewerker? Blijft er iemand beschikbaar wanneer een collega pauze heeft? Stel pas daarna individuele diensten bij.
Leg ook vast wanneer je opnieuw beslist over het terras. Zo maak je het besluit afhankelijk van de actuele situatie, in plaats van automatisch de ruimste bezetting aan te houden. Bespreek aanpassingen volgens de afspraken en regels die op de betreffende medewerkers van toepassing zijn.
Publiceer één actuele versie
Controleer vóór publicatie of iedere dienst een begin- en eindtijd heeft, de benodigde rollen aanwezig zijn en pauzes niet ongemerkt nieuwe gaten veroorzaken. Kijk ook naar open diensten, verlof en medewerkers die op een andere locatie zijn ingepland.
Maak duidelijk waar het rooster staat en wie een wijziging mag goedkeuren. Een ruil is pas verwerkt wanneer de centrale planning klopt en de betrokken medewerkers weten wat er is afgesproken.
Een screenshot kan handig lijken, maar laat latere wijzigingen niet vanzelf zien. Spreek daarom af dat medewerkers hun diensten in de actuele planning controleren.
Vergelijk de planning met de gewerkte uren
Twee medewerkers staan ieder vijf uur ingepland. Dat zijn samen tien geplande uren. Werken beiden een halfuur langer, dan kom je op elf gewerkte uren. Het verschil is één uur.
Noteer de reden voordat je de volgende week aanpast. Een extra uur door een incidenteel evenement vraagt om een andere beslissing dan een sluiting die iedere vrijdag uitloopt. Gebruik voor deze vergelijking aan beide kanten dezelfde manier om pauzes te verwerken. Anders vergelijk je verschillende soorten uren.
Een korte evaluatie kan er zo uitzien:
Veeg naar links voor de hele tabel
| Wat je vastlegt | Voorbeeld |
|---|---|
| Gepland | Twee medewerkers, ieder vijf uur |
| Gewerkt | Twee medewerkers, ieder vijf en een half uur |
| Verschil | Eén extra gewerkt uur in totaal |
| Verklaring | De afsluiting duurde langer dan voorzien |
| Volgende controle | Bekijk of dit bij de volgende vergelijkbare avond opnieuw gebeurt |
Dit rekenvoorbeeld gaat over planning. Het bepaalt niet automatisch of het extra uur juridisch of voor de salarisadministratie als overwerk geldt. Controleer daarvoor de toepasselijke afspraken.
Kies een hulpmiddel dat bij je proces past
Een spreadsheet kan voldoende zijn om een basisrooster uit te werken. KHN biedt een roosterprogramma voor 2026 dat ook uren en productiviteit bijhoudt. Controleer zelf welke versie en toegang voor je beschikbaar zijn.
Worden beschikbaarheid, wijzigingen en uren op verschillende plekken bijgehouden, bekijk dan welke handmatige stappen je wilt vervangen. De overstapchecklist voor Excel en WhatsApp helpt om dat per team of locatie te doen.
Met de personeelsplanning software van Teamspot genereer je een voorstel op basis van je bezetting, prioriteiten en planningsregels. Je bekijkt de toegewezen en open diensten voordat je het voorstel toepast. Daarna kun je geplande en gewerkte uren vergelijken. Deze werkwijze staat beschreven op de gelinkte productpagina; het is geen garantie dat iedere dienst kan worden gevuld.
Veelgestelde vragen
Hoeveel medewerkers heb ik nodig per dienst?
Dat kun je niet afleiden uit alleen het aantal tafels. Maak de verwachte werkzaamheden per tijdvak zichtbaar en bepaal welke rollen tegelijk nodig zijn. Gebruik het voorbeeld als structuur, niet als vaste bezettingsnorm.
Wat doe ik als een dienst niet te vullen is?
Controleer eerst welke rol ontbreekt en wie passend inzetbaar is. Lukt dat niet, maak een expliciete keuze over extra bezetting of capaciteit. Een naam toevoegen die niet aan de voorwaarden voldoet, lost het probleem niet op.
Kan ik iedere week hetzelfde rooster gebruiken?
Je kunt een herkenbare basis gebruiken, maar controleer reserveringen, activiteiten, beschikbaarheid en afwezigheid opnieuw. De basis bespaart invoerwerk; zij vervangt de controle voor de komende periode niet.
Moet ik meteen overstappen op software?
Nee. Begin met duidelijke afspraken over invoer, goedkeuring en de actuele versie. Als het bijhouden van die afspraken veel handmatig werk veroorzaakt, vergelijk dan hulpmiddelen aan de hand van één echte roosterperiode.
Wil je dit met je eigen rooster bespreken? Gebruik hieronder “Vraag een demo aan”.